Tietosuojaseloste

SUOMEN NIVELYHDISTYS RY:N JÄSEN- JA ASIAKASREKISTERIN SELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivä 25.5.2018, päivitetty 28.3.2019, 11.8.2021 ja 19.9.2023

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Nivelyhdistys ry
Yliopistonkatu 5, 7. krs, 00100 Helsinki
puhelin 050 5252 098
sähköposti: toimisto@nivel.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Anne Nurkkala
puhelin 050 5252 098
sähköposti: anne.nurkkala@nivel.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen Nivelyhdistyksen jäsen-, asiakas-, tilaaja- ja postitusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä, asiakassuhteen hoitaminen, tuotteittemme tai palvelujemme toimittaminen, tapahtumien järjestäminen, lupausten ja velvollisuuksien hoitaminen, markkinoinnin kohdistaminen (suostumuksella) tai sopimuksen täytäntöön paneminen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat yhdistyksen jäsentietojen, muiden yhdistyksen toimintaan osallistuneiden ja Niveltieto-lehden tilaajatietojen sekä yhteistyökumppaneiden yhteystietojen tallennus postituksia varten, jäsenpalvelut, jäsenviestintä, yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen, varainhankinta, sähköinen ja suoramarkkinointi (suostumuksella).

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen, asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:
• Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi ja syntymäaika
• Rekisteröidyn yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite
• Yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• Jäsenyystiedot (jäsenlaji)
• Vapaaehtoisroolit
• Suoramarkkinointikiellot
• Jäsenyyttä, asiakkuutta tai sopimusta koskevat tiedot kuten liittymismotivaatio (miksi liityn), jäsenlaji, henkilön antama palaute, kiinnostuksen aiheet, liittymispäivä, jäsenmaksulaskun teko- ja maksupäivä, laskun viitenumero, Niveltiedon postituspäivä, liittymissuosittelija
• Tilastointia varten kerätään vapaaehtoisena tietona liittymismotivaatio, kuten tieto, onko liittyjä terveydenhuollon ammattilainen tai minkä tyyppinen nivelsairaus tai ja/tai tekonivel hänellä on: nämä tiedot henkilö luovuttaa vain nimenomaisella suostumuksellaan, eikä näitä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.
Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.
• Tapahtumaan osallistuneiden ei-jäsenten henkilötiedoista kerätään nimi ja sähköpostiosoite.

6. Tietolähteet

Liittyjä/tilaaja itse paperisella tai internetissä olevalla liittymislomakkeella tai puhelimessa jäsenasioiden hoitajalta. Lisäksi saamme tietoa postin tiedotuspalvelusta, joka toimittaa meille tiedon muuttuneista osoitteista ja perillesaamattomuudesta. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Kenelle luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Osoitetietoja luovutetaan painotaloille postituksia varten. Tiedot kerätään ja tallennetaan itse.

8. Tietojen suojaaminen ja säilyttäminen

A. Manuaalinen aineisto
Säilytetään lukitussa tilassa yhdistyksen toimistolla.

B. Sähköinen aineisto
Jäsentiedot ovat tallennettuna yhdistyksen pilvipalveluna toimivassa FloMembers -jäsenrekisteriohjelmistossa. Sitä käyttävien yhdistyksen työntekijöiden laitteet ovat lukitussa tilassa ja salasanalla suojattuja. Käyttöoikeus kaikkiin rekisterin tietoihin on vain jäsenasioiden hoitajalla.
Katseluoikeus on niillä yhdistyksen työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät jäsentietojen käyttöä.
Omia jäsentietojaan jokainen jäsen voi tarkastella ja muuttaa, mikäli on rekisteröinyt ja aktivoinut omat jäsentunnuksensa FloMembers-jäsenrekisteriohjelmaan. Kukin pääsee tarkastelemaan ja muuttamaan ainoastaan omia jäsentietojaan.
Pilvipalvelu on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, jotka ovat vain jäsentietoja hallinnoivien henkilöiden tiedossa. Kaikilla käyttäjillä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista huomioon ottaen lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tiedot säilytetään vähintään koko jäsenyyden ajan ja jo poistettujen/eronneiden jäsenten sekä ei-jäsenten
tiedot säilytetään tilastoja varten sekä takaisinliittymistä tai ei-jäsenten osalta tapahtumiin uudelleenosallistumista varten toistaiseksi, ellei asianomainen muuta pyydä.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettavaa lainsäädäntöä huomioiden. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä vanhentunutta tai virheellistä tietoa. Epäkohdat korjataan viipymättä.